Tugas 2
Kelompok : 7 ( Materi Bab VI –
VIII )
Materi Bab VI : Perencanaan Pesan
– Pesan Bisnis
6.1.
Proses Penyusunan Pesan
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah
dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini,
ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.
Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
a.Penentuan
tujuan
b.Analisis
audiens
c.Penentuan
ide pokok
d.Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan
dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
1.
Mengorganisasikan pesan
2.
Memformulasikan pesan
3.RevisiPesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
1.
Menyunting pesan
2.
Menulis ulang
3.
Memproduksi pesan
4.
Mencetak pesan
6.2. Penentuan
Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai
tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain
hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat
menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada
tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1.
Memberi informasi (informing)
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai
staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2.
Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain dalam bisnis.
3.
Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
6.3. Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan,
audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens Analisis terhadap Audiens yang sudah
dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian
yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang
sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri
dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi
audiens Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman
Audiens Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi
Audiens Pesan yang
baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
1.
Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2.
Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
3.
Berikan semua informasi yang diperlukan
oleh audiens
4.
Pastikan bahwa informasi yang diberikan
akurat
5.
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi
audiens.
G. Memuaskan kebutuhan
emosional dan praktis Audiens Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa
pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis.
Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan
pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan
format yang menarik.
6.4.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema
pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang
ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide
pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang
lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara
yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming Brainstorming adalah suatu cara menentukan
ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai
kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:
1.
Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan –
pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada,
rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan
berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2.
Random List Tulis
segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya,
pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok –
kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.
3.
Conclusions, Findings, Recommendations
(CPR) Worksheet Jika
subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang
akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
4.
Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan poin
yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa,
apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan
jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5.
Question and Answer Chain Pendekatan yang paling baik adalah melihat
dari sisi perspektif audience.
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan
dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan
sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu
manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide
pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang
sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini
mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif
sama saja.
6.5. Seleksi
Saluran Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai
dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu
saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran
yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain,
percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon,
wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di
sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di
buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan.
Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.Komunikasi Lisan
:
1.
Anda menginginkan umpan balik segera dari
audiens..
2.
Pesan anda relative sederhana dan mudah di
mengerti .
3.
Anda tidak memerlukan catatan permanan
4.
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih
mudah atau ekonomis.
5.
Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.
Komunikasi
Tertulis :
1.
Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
2.
Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
memerlukan perencanaan yang hati-hati.
3.
Anda memerlukan catatan permanen.
4.
Anda ingin mencapai audiens yang luas.
5.
Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian
pesan.
Media
pada saluran lisan :
1.
Percakapan tatap muka (pidato, rapat,
seminar, konferensi)
2.
Telepon, voice mail
3.
Radio, televisi, Computer
4.
Pita audio dan video
5.
Teleconference
6.
Video conference
Media
pada saluran tertulis :
1.Surat,
memo, laporan, proposal
2.
Elektronik mail / email
3.
Telepon (sms)
4.
Computer
5.
Faks
6.
Telegram
7.
Pos biasa dan khusus
Materi Bab VII : Pengorganisasian
Dan Revisi Pesan – Pesan Bisnis
7.1. Pengorganisasian Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian
yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan
ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang
terpilih secara hati-hati.
1.
Mendefinisikan
dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan
adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi
yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta
yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan
bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan
komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200
halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan
kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang
dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya.
Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga
akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara
yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline
akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga
audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu
outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu
a. Mulailah
dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke
dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau
dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan
atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan
poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan
disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai
pendukung ide pokok.
c. Ilustrasi
dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah
memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan.
Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.
2.
Menentukan
urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan
menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian
materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting
yang dapat digunakan, Yaitu:
a. Pendekatan
langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah
pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti
bukti pendukungnya.
b. Pendekatan
tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan
induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan
ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat
diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan
formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan
yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan
tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai
hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan
disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik
digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut :
a. Direct
request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan
adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat
bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru
dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti
karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat
surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau
memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct
request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang
dituju.
b. Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari
bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan
yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau
berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan
selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para
audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan
pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi
audiencenya positif
c. Pesan-pesan
bad news
Jika materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad
news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan,
penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang
mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan yang dapat diterapkan adalah
pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang
menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan
surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan
persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik
terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive
messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan
penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka
pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami
fakta yang ada
7.2. Pemilihan Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis
kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti
adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens,
terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi
proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien,
juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah
penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan
tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
7.3. Membuat Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam
setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam
predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya
berupa kata benda.
1.
Tiga jenis kalimat
a)
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b)
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c)
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2.
Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a).
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b).
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c).
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar
dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d).
Klasifikasi
Untuk
mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain
itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e).
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan
keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf
hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang
penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh,
menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung
antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
4.
Menulis Ulang Pesan
Ernest
Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada
hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan
kesalahan berikut:
1.
Hanya memindahkan kata-kata dan tidak
benar-beanr memperbaikinya
2.
Tidak melakukan penulisan ulang karena
dianggap membuang waktu
3.
Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir
dibutuhkan.
Setelah
penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi
berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap
dan kuat.
Memproduksi Pesan
Setelah
puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau
elektronis.
Pada
masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan
computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan
lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Materi Bab VIII : Perencanaan Laporan
Bisnis
8.1. Pengertian
Dan Jenis Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu
laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas
dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan
bisnis tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat
netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian
fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
- Untuk memonitor dan
mengendalikan operasional perusahaan.
- Untuk membantu
mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan.
- Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
- Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan
internal maupun eksternal.
- Untuk menganalisis
informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan
atas masalah tertentu.
- Untuk memperoleh
sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat
digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
- Menurut fungsinya.
- Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa
memberikan rekomendasi.
- Laporan Analisis
adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan,
Rekomendasi dan proposal.
- Menurut subyeknya
- Suatu laporan dapat
dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.
Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia,
Produksi dan sebagainya.
- Menurut
Formalitasnya.
- Laporan dapat
dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara
berkala atau khusus.
- Laporan menurut
keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan
swasta, dan laporan public.
- Menurut keasliannya
- Laporan Otoritas :
laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
- Laporan sukarela :
inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
- Laporan swasta :
laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
- Laporan public :
disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
- Menurut frekuensinya
- Terdiri dari laporan
berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran,
tahunan.contoh: laporan penjualan
- Laporan Khusus :
laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis
dalam perusahaan.
- Menurut jenisnya
- Suatu laporan
dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal
meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan
formal sering disebut dengan laporan panjang.
- Laporan surat
merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat.
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang
daripada laporan informal.
- Menurut Kegiatan
Projek
- Dalam melakukan
suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan,
laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut pelaksanaan
Pertemuan
- Agenda : suatu
dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri
atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan
sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
- Resolusi merupakan
laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
- Notulen adalah
laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup
semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang
lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
8.2. Bagian Pokok Dan Laporan Bisnis
- Pendahuluan
Dalam
bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
- Pemberi Kuasa, adalah
individu/organisasi yang meminta laporan;
- Tata-letak, menginformasikan
kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
- Masalah, biasanya
diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan
bisnis dinyatakan;
- Maksud, merupakan poin
penting dalam laporan bisnis;
- Ruang Lingkup, berhubungan
dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan
bisnis;
- Metodologi, mengacu pada
metode pengumpulan informasi;
- Sumber-sumber, mencakup
berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik
sumber tertulis maupun sumber lisan;
- Latar Belakang, jika pembaca
dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka
latar belakang harus disampaikan;
- Definisi Istilah, jika
kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus
menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
- Keterbatasan, adalah
keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur
tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa
judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat
dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
- Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis
adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal
yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita
mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik,
harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
- Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum
laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan
dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam
Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada
Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang
dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
- Rangkuman, berisi ringkasan
pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
- Kesimpulan, berisi
evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
- Rekomendasi, menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
- Rencana Tindakan, merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang
diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek
yang akan dilaksanakan.
8.3. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat
dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara
dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
Cara pertama:
Cara deduksi atau cara langsung berarti
menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru
dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi
atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:
- Eksekutif yang
sibuk,
- Lebih suka untuk
menentukan sesuatu dengan segera,
- Ingin mengetahui
‘berita baik’ atau informasi netral
- Ingin menganalisis
data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
- Kesimpulan dan
rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
- Ingin mengetahui
pendangan penulis laporan dengan segera
- Lebih menyukai
laporan yang disusun dengan cara deduksi
Cara kedua:
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti
kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita
memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita
menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai
berikut:
- Ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan
dan rekomendasinya,
- Ingin mengetahui
kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
- Merasa kesimpulannya
tidak bias dan dapat menerimanya
- Perlu membaca
keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
- Lebih menyukai
laporan yang disusun dengan cara induksi
8.4. Penulisan Laporan Singkat
1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung
yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat
itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal,
antara lain
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
2. Perencanaan Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan
panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan
sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan
dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka
inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format
laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi
laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau
kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan
pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada,
dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu
pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih
benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.
3. Penentuan Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data
yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct
order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan
pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis,
lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang
logis,
4. Pengorganisasian Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu
dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu
khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan
akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat
menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang
terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya
adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan
sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila
perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung
jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang
akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa
yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan
ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap
informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara
kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan
tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu
organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan
persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek
tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien
dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau
pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan
langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan
pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang
berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.
8.5. Membuat Laporan Bisnis Yang Baik
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan
oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu
kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang
relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang
mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat,
memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal
ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Daftar Pustaka
http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html
Nama Kelompok :
Mitha Kartika Susanto
Novi Aryanti
Astri Mar’atus Shaliha
Maufi Desla Uneli
