Mitha Kartika Susanto: KOMUNIKASI BISNIS (SOFTSKILL)

Tugas 2

Kelompok : 7 ( Materi Bab VI – VIII )

Materi Bab VI : Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis

6.1. Proses Penyusunan Pesan

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

1. Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

a.Penentuan tujuan

b.Analisis audiens

c.Penentuan ide pokok

d.Pemilihan saluran dan media

2. Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

1. Mengorganisasikan pesan

2. Memformulasikan pesan

3.RevisiPesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

1. Menyunting pesan

2. Menulis ulang

3. Memproduksi pesan

4. Mencetak pesan

6.2. Penentuan Tujuan

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2. Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

6.3. Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

6.4. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1. Storyteller’s Tour Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5. Question and Answer Chain Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

6.5. Seleksi Saluran Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

3. Anda tidak memerlukan catatan permanan

4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

3. Anda memerlukan catatan permanen.

4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.

5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1.Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email

3. Telepon (sms)

4. Computer

5. Faks

6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

Materi Bab VII : Pengorganisasian Dan Revisi Pesan – Pesan Bisnis

7.1. Pengorganisasian Melalui Outline

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu

a. Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

2. Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

a. Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

b. Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

a. Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang dituju.

b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif

c. Pesan-pesan bad news

Jika materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu,npendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan gunakanlah bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan persuasif

Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada

7.2. Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

7.3. Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

a) Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b) Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c) Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a). Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b). Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c). Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d). Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e). Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

4. Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya

2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu

3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Materi Bab VIII : Perencanaan Laporan Bisnis

8.1. Pengertian Dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan.
Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal.
Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu.
Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.

Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.

Menurut fungsinya.

Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

Menurut subyeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu diperoleh.

Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.

Menurut Formalitasnya.

Laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
Laporan menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.

Menurut keasliannya

Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

Menurut frekuensinya

Terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

Menurut jenisnya

Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

Menurut Kegiatan Projek

Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

Menurut pelaksanaan Pertemuan

Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.
Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

8.2. Bagian Pokok Dan Laporan Bisnis

Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;
Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

Isi Laporan

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

Penutup

Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat;
Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

8.3. Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara dedukasi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).

Cara pertama:

Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki cirri sebagai berikut:

Eksekutif yang sibuk,
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi

Cara kedua:

Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:

Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi

8.4. Penulisan Laporan Singkat

1. Karakteristik Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.

2. Perencanaan Laporan Singkat
1. Penentuan Format dan Panjang Laporan
Umumnya, dalam berbicara Anda kurang memiliki fleksibilitas terhadap format dan panjangnya suatu laporan. Pembaca sebaiknya tahu tujuan penulis laporan sehingga mereka dapat menentukan apa yang ingin mereka ketahui, berkaitan dengan materi yang diajukan, dan format penyajian seperti apa yang mereka inginkan. Berdasarkan informasi ini, penulis dapat dengan mudah memilih format laporan diantara empat pilihan berikut ini.
a. Preprinted
Bentuk sebelum di cetak (preprinted) pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihan intern organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut : tanggal, kepada, dari, dan subyek.
d. Manuskrip
Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan suatu pendekatan formal. Oleh karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih benyak komponen lebih banyak komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

3. Penentuan Struktur Dasar
Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
1. Informasi apa yang seharusnya dimasukan? Apakah semua data atau ada data yang dieliminasi.
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah direct order atau indirect order.
3. Metode apa yang akan Anda gunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Menggunakan pengorganisasian suatu topic atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis, lokasi, kategori ataukah mengorganisasikan suatu ide menurut argument yang logis,

4. Pengorganisasian Laporan Singkat
1. Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Suatu laporan informational mempunyai tujuan dasar yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang jelas. Dalam menulis laporan informational, tidak perlu khawatir terhadap reaksi pembaca. Informasi harus disajikan secara logis dan akurat, sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
a. Laporan Periodic (berkala)
Laporan periodic adalah suatu laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan suatu gambaran bagaimana sesuatu dapat berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan dapat melakukan koreksi bila perlu. Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan : (1) Peninjauan atas tanggung jawab rutin; (2) Diskusi/pembahasan proyek khusus; (3) Rencana periode yang akan datang; (4) Analisis masalah/problem.
b. Laporan Aktifitas Personal (Individu)
Suatu laporan aktivitas personal berisi suatu deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konverensi, konvesi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk menginformasikan kepada manajemen terhadap setiap informasi yang penting. Biasanya ditulis dengan format memo, disusun secara kronologis atau atas dasar topic-topik yang menggambarkan minat pembaca.
2. Pengorganisasian Laporan analitikal
Laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi.
a. Laporan Justifikasi, adalah usulan intern yang digunakan untuk melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis Baru dan di Luar Klien, usulan untuk pihak luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah diluar klien. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan langsung,pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah diikuti dengan pemecahan masalah.
c. Laporan Troubleshooting, suatu laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun untuk kepentingan manajemen puncak.

8.5. Membuat Laporan Bisnis Yang Baik

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?

Daftar Pustaka

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

http://iniaku2012.blogspot.com/2012/05/laporan-bisnis.html

http://amiraazzahra.blogspot.com/2011/12/laporan-bisnis.html

http://almiyansyahamkashare92.blogspot.com/2014/09/materi-komunikasi-bisnis-pengertian.html

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html